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          Outlook如何自動回復并備份重要郵件

          時間:2015-04-19 21:07來源:Office教程學習網 www.12042044.com編輯:麥田守望者

          我在一個辦公室工作,每天都會接收到大量的各式郵件,其中更有一些是上級部門領導發來的重要郵件,不僅要及時答復,而且還需要將這些郵件及時備份起來。希望能找到一個便捷有效的辦法,對這些特殊郵件進行特殊的快速處理。

          【解題思路】

          對辦公一族來說,郵件處理一般要用Outlook。新版Outlook 2013的“快速步驟”,提高了郵件處理的智能化,可以完美解決上述問題。

          啟動Outlook 2013,切換到“開始”選項卡,可以發現“快速步驟”功能組,這里已經提供了移至、給經理、工作組電子郵件、答復和刪除、新建等功能按鈕,可以直接調用已有的快速步驟,也可以自行設計。

          【解題方法】

          根據挑戰題描述,既要對重要郵件快速自動答復,同時又要將這些郵件自動轉移到某一專用的郵件夾,可以設計一個名為“自動答復并轉移”的快速步驟。

          在“管理快速步驟”功能組點擊“新建”按鈕,或者在“新建快速步驟”菜單下選擇“自定義”,打開“編輯快速步驟”對話框(圖1),在這里可以對默認的步驟名稱進行重命名,例如命名為“自動答復并轉移”。

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          在“選擇一個操作”下拉列表框選擇一個操作。本例在“響應”小節下選擇“答復”,考慮到自動答復郵件的需要,這里還需要單擊下面的“顯示選項”鏈接,對答復的主題和內容進行事先設置(圖2),這樣可以實現自動答復,還可以對郵件的標志、重要性進行設置。

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          由于在自動答復的同時,還需要將郵件轉移到某個專用的郵件夾,因此繼續單擊“添加操作”按鈕,在“選擇一個操作”下拉列表框選擇“移至文件夾”,指定需要轉移到的文件夾,例如“領導郵件”郵件夾。如果還有其他需要,可以繼續單擊“添加操作”按鈕。最后,檢查無誤之后,也可以考慮設置一個快捷鍵(圖3)。

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          以后,每當接收到重要郵件,只要點擊“快速步驟”功能組的“自動答復并轉移”按鈕,此時會自動打開答復窗口,可以看到答復主題和答復內容都已經自動輸入(圖4),直接點擊“發送”按鈕,不僅會自動完成郵件的答復和發送,而且在發送郵件之后,原來的郵件也會自動轉移到“領導郵件”郵件夾,輕松多了吧。

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          小編有話說:

          Outlook提供的“規則”功能,可以對不同類型的郵件進行針對性處理,也可以類似完成上述任務,但是設置上比較麻煩,沒有“快速步驟”快速有效。

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