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          Excel利用分類匯總進行批量分類打印

          時間:2013-08-18 01:43來源:Office教程學習網 www.12042044.com編輯:麥田守望者

                 在工作中有時需要對工作表中的數據進行分類打印,例如下圖為一次考試的成績總表,其中包含多個班級,現在需要按班級分類打印,即將每個班級的數據分別打印到一頁或多頁紙上,而不包括其他班級的數據。如果先對班級逐一進行篩選然后打印,如先篩選“1班”后打印;再篩選“2班”后打印……在班級較多的情況下將十分繁瑣。遇到這種情況,可以用VBA代碼、分類匯總及數據透視表等方法來實現快速批量打印。使用數據透視表的方法見本站《用數據透視表進行批量分類打印》一文,本文以下圖數據和Excel 2013為例,介紹用分類匯總實現排量分類打印的方法。

          Excel利用分類匯總進行批量分類打印1
           

          1.對需要分類打印的字段進行排序,如本例中的“班級”。

          2.進行“分類匯總”。選項數據區域中的某個單元格,在“數據”選項卡的“分級顯示”組中單擊“分類匯總”,彈出“分類匯總”對話框。將“分類字段”設置為需要分類的字段,本例為“班級”,“匯總方式”選擇“計數”,如果數據都為文本,“匯總方式”會自動設置為“計數”,最后勾選“每組數據分頁”。

          Excel利用分類匯總進行批量分類打印2
           

          3.單擊“確定”。這時氣泡圖pivotExcel會自動按所選擇的字段對數據進行分頁,同時會在表格的左側添加分級顯示符號并插入“計數”行。

          在打印時,“計數”行會顯示在每種類別的末尾。要在打印時不顯示“計數”行和“總計數”行,可用下面的兩個方法:

          方法一:按Ctrl+F打開“查找和替換”對話框,輸入“計數”,查找所有包含“計數”的單元格,然后按Ctrl+A選擇這些單元格,關閉“查找和替換”對話框,在“開始”選項卡的“單元格”組中單擊“格式→隱藏和取消隱藏→隱藏行”,或按快捷鍵“Ctrl+9”,將所有包含“計數”的單元格所在行全部隱藏。

          方法二:對“班級”字段進行篩選,將“計數”行篩選出來后刪除全部“計數”行和“總計數”行。

          Excel利用分類匯總進行批量分類打印3
           

          4.設置打印標題。單擊“頁面布局→打印標題”,在對話框中設置頂端標題行,讓每頁的第一行顯示為標題行,之后即可進行打印。

          5.刪除“分類匯總”。打印完畢后在“分類匯總”對話框中單擊“全部刪除”刪除分類匯總。

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